Krijg meer gedaan op het werk Deze tips kunnen helpen

Vijf tips voor efficiëntie op het werk: meer werk creëren

2015/04/01

Werkefficiëntie en gezondheid zijn verbonden in tal van seminars: wanneer u efficiënt werkt, voelt u zich ook beter en in goede gezondheid doet u meestal meer en sneller. Naast het welzijn kunnen enkele tips helpen om efficiënter te werken.

Werkefficiëntie en gezondheid
Werkefficiëntie en gezondheid worden vaak in één adem genoemd als het gaat om gezondheidsbevordering tijdens het werk. Voor veel mensen veroorzaken de stress en workload sowieso gezondheidsproblemen, en wanneer het gevoel aan het eind van de dag wordt toegevoegd, „niets“ om te hebben gemanaged, neemt de frustratie toe. Als je echter constant gestresst en gefrustreerd en ongemakkelijk bent, zul je minder aan het werk zijn. Tijdens gezondheidsbevordering op de werkplek bieden sommige bedrijven programma's voor stressbeheer aan die zijn ontworpen om symptomen van werkoverbelasting, zoals angst, hoge bloeddruk of hoofdpijn, te helpen tegengaan. In de vrije tijd kunnen werknemers ook deelnemen aan ontspanningsoefeningen voor stressvermindering, zoals yoga of autogene training. Velen kunnen ook helpen als ze hun werk efficiënter maken. We hebben hier vijf tips voor.

Bij overwerk kom je meestal niet alleen
Het artikel citeert Werner Tiki Küstenmacher uit Gröbenzell bij München, die al verschillende boeken over het onderwerp heeft geschreven: „Als je te veel potten tegelijkertijd kookt, loopt het uiteindelijk over.“ Hij verwijst naar een voorbeeld waarin te veel werk op kantoor - bestanden rollen, bellen, e-mails beantwoorden - wachten op medewerkers. Hij noemt dit „cultuur van overtollige“. Da beïnvloed „zelden uit zichzelf weer“ wanneer ze overweldigd zijn, moeten efficiëntieverbeteringen op de lange termijn worden geëlimineerd of zelfs niet worden gecreëerd.

Reinig het bureau
De expert adviseert: „Als alles op is, maak je het bureau helemaal leeg.“ Als je het daarna ook grondig schoonmaakt, onderstreept dit dat „All-nieuw effect“. Dan kun je weer structuur bieden: „Kijk naar elke pad en stel jezelf de vraag: moet dat echt terug op het bureau zijn?“ Katharina Dietze, organisatie-expert uit Schwelm bij Wuppertal, uitgelegd volgens de „wereld“, die onderlagen, die nog moeten worden gedaan maar niet urgent zijn, kunnen afzonderlijk worden opgeslagen. „Zet de niet zo belangrijke bestanden in een doos en plaats ze in de hoek.“ Als de gelegenheid zich voordoet, kunnen de stapels worden verwerkt. Beide experts bevelen aan om dagelijks op te ruimen, waaronder het archiveren van het eindproduct, het weggooien van de oude en opruimende materialen.

Categorisering volgens belangrijk en urgent
De tweede tip is om belangrijk te onderscheiden van onbelangrijk. „Het differentiëren van de vele verschillende vereisten voor urgentie is belangrijk om vooruit te komen“, legde Carola Kleinschmidt uit, auteur van het onderwerp uit Hamburg. De expert beveelt de indeling aan volgens belangrijk en urgent: „Niet alles wat belangrijk is, is urgent. En niet alles wat urgent is, is belangrijk.“ Taken die beide combineren, die belangrijk en urgent zijn, hebben de hoogste prioriteit. Een solide organisatie van de dag kan helpen. „Stel bijvoorbeeld tijden in voor uw e-mailinbox, er wordt niets gepolld of er tussenin bekeken“, dus Kleinschmidt. Bovendien moeten afleidingen worden vermeden bij belangrijke en dringende handelingen, zoals het sluiten van de kantoordeur. Zelfs pauzes zijn handig. „Als je het spoor kwijtraakt, ga dan vijf minuten naar de deur en denk na over wat er echt toe doet“, adviseert Küstenmacher.

Beloon voor het onaangename
Onaangename taken zoals een gesprek met de baas, een moeilijk telefoontje of ingewikkeld werk worden vaak door veel werknemers uitgesteld. „Maar maakt de Aufschieberei niet gelukkig“, zegt Dietze. Uw advies: voor moeilijke dingen moet men de aangename gevolgen bedenken en een beloning in het vooruitzicht stellen. Carola Kleinschmidt beveelt kleine stappen aan: „Denk na over hoe je de dingen concreter kunt maken, vraag de baas bijvoorbeeld alleen na een afspraak.“ Volgens Dietze helpen vaste tijden bij het regelmatig of zelfs dagelijks optreden van onaangename activiteiten op het programma: „Het is het beste om eerst de onaangename eerste te doen en jezelf te belonen met leuke taken die daarna komen.“

„Not-to-do lijst“
In veel banen is het werk vaak ongelijk verdeeld. Sommige collega's kunnen ongestoord werken, terwijl anderen veel meer betrokken zijn bij het dagelijkse kantoorleven. „Degenen die getroffen zijn, kunnen dan snel worden geconfronteerd met taken die eigenlijk geen deel uitmaken van het verantwoordelijke gebied“, dus Kleinschmidt. De auteur beveelt aan: „Beschouw elke nieuwe taak als een pakket van de postbode en vraag jezelf af: Will and and moet ik accepteren?“ De heer Küstenmacher heeft goede ervaringen met één „Not-to-do lijst“ zo gemaakt „wereld“ schrijft: „Schrijf alle dingen op die je in de toekomst niet meer wilt doen.“ Of het nu gaat om het erebureau voor de koffiekeuken of de organisatie van de bedrijfsfeesten: „Rook alle dingen uit die altijd tijd en zenuwen kosten.“

Een voor een
Voor degenen die het beheersen, wordt multitasking beschouwd als een enorme winst in efficiëntie. Maar zelfs als u verschillende taken tegelijk kunt uitvoeren en zo tijd bespaart, raken mensen sneller vermoeid en maken ze meer fouten. De Vereniging van Duitse fabrieks- en fabrieksartsen (VDBW) had dit al jaren geleden opgemerkt. Ook ziet Küstenmacher multitasking niet als een recept voor succes: „De echt succesvolle mensen richten zich altijd op slechts één ding, daarom wordt het echt goed!“ Hij adviseert om consistent mono-tasking te doen: „Doe één voor één.“ De beste manier om 's avonds thuis tevreden te zijn, is om in het moment aanwezig te zijn en de huidige activiteit de hoogste prioriteit te geven. „Dat is de enige manier om het goede gevoel te krijgen dat je iets goed hebt gedaan.“ (Ad)